การทำงานล่วงเวลาที่จำเป็นต้องจ่าย OT ตามกฎหมาย ถือเป็นปัญหาหนึ่งของหลายๆ องค์กร เนื่องจากมีเรื่องของต้นทุนที่สูงขึ้นจากเดิม แต่ปัญหาไม่ใช่ขององค์กรเท่านั้น เพราะหลายครั้งก็เป็นปัญหาของพนักงานเองด้วยเช่นกัน เมื่อพนักงานหลายคนไม่ได้ต้องการทำงานล่วงเวลาแม้จะได้ค่าตอบแทนตามกฎหมาย ทำให้ปัญหานี้เป็นเรื่องที่ควรจัดการ โดยในครั้งนี้ทางบทความก็ได้รวบรวม 8 วิธีง่ายๆ เพื่อลดเวลาทำงานล่วงเวลาของพนักงานมาให้แล้ว ดังนี้ 

1.ประเมินเวลาการทำงานที่เหมาะสมของพนักงาน 

ก่อนอื่นเลยเพื่อจัดการปัญหานี้ ทางที่ดีบริษัทควรประเมินเวลาการทำงานที่เหมาะสมของพนักงานแต่ละตำแหน่งดูก่อนว่า ในงานนั้นๆ ของตำแหน่งนั้นควรใช้เวลาการทำงานต่อวันเฉลี่ยอยู่ที่กี่ชิ้น สามารถทำได้จากฐานข้อมูลเดิมๆ ที่มี จากพนักงานคนก่อนๆ ที่เคยทำมา หรือถ้าหากพนักงานตำแหน่งเดียวกันมีหลายคน ก็ให้เอาจำนวนงานของทุกคนมาหาค่าเฉลี่ยว่าวันหนึ่ง ในตำแหน่งนั้นสามารถผลิตผลงานออกมาได้กี่ชิ้น เพื่อประเมินเวลาการทำงานของพนักงานในตำแหน่งดังกล่าวว่าควรทำงานได้กี่ชิ้น

เมื่อประเมินเวลาการทำงานแล้วให้ตั้งเป็นเกณฑ์เอาไว้เลยว่าในหนึ่งวัน พนักงานตำแหน่งนั้นควรทำงานได้กี่ชิ้น แล้วมาติดตามผลว่าพนักงานสามารถทำงานได้ตามเกณฑ์หรือไม่ หากพบว่ามีพนักงานบางคนที่ไม่สามารถทำงานได้เท่ากับคนอื่นในตำแหน่งเดียวกัน และมักจะทำล่วงเวลาเพื่อเบิกโอทีตลอด ทางบริษัทควรพิจารณาพนักงานรายนั้นใหม่ เพื่อรักษาผลประโยชน์ของบริษัทเอาไว้ 

2.รับงานเร่งเฉพาะงานที่สร้างกำไรคุ้มค่า 

บริษัทบางแห่งที่ประกอบการในรูปแบบของการรับงานเป็นจ๊อบๆ จากลูกค้า และบางครั้งอาจเป็นงานเร่งงานด่วน มีกำหนดระยะเวลาค่อนข้างสั้น ทำให้พนักงานต้องทำงานล่วงเวลา เพื่อที่จะสามารถสร้างสรรค์ผลงานให้ทันกำหนดส่ง แน่นอนว่ารูปแบบนี้ทางบริษัทจะต้องจ่ายค่าล่วงเวลาให้กับพนักงาน ถือเป็นต้นทุนส่วนหนึ่งเพื่อแลกกับการส่งงานให้ทันเวลานั้น ทั้งนี้ในการรับงานเร่งก็มักจะมีการเรียกอัตราจ้างงานที่สูงกว่าปกติ

ดังนั้นเพื่อลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน จึงควรรับเฉพาะงานเร่งที่คุ้มค่าจริงๆ ทางบริษัทควรคำนวณต้นทุนที่ต้องจ่ายค่าล่วงเวลาให้กับพนักงาน และหักลบกับอัตราจ้างที่ทางบริษัทจะได้รับจากลูกค้า จากนั้นก็ประเมินดูว่าคุ้มค่าหรือไม่ และเลือกรับเฉพาะงานเร่งที่คุ้มค่าเท่านั้น เพื่อลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน ไม่ต้องทำงานล่วงเวลากันพร่ำเพรื่อเกินไป นอกจากนี้การคัดสรรงานที่คุ้มค่ายังมีส่วนช่วยประหยัดต้นทุนบริษัทได้ด้วย

3.เตรียมเครื่องมือที่ตอบโจทย์การทำงานในเวลาที่รวดเร็ว

บางกรณีพบว่าการที่พนักงานต้องทำงานล่วงเวลา เพราะเครื่องไม้เครื่องมือที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงานมากนัก อาจเป็นเพราะเครื่องมือหรืออุปกรณ์เหล่านั้นไม่ทันสมัย หรืออาจเป็นซอฟต์แวร์รุ่นเก่าเกินไป ที่ทำให้การทำงานไม่ทันใจนัก สิ้นเปลืองเวลาโดยใช่เหตุ ไม่สามารถสร้างผลผลิตได้ทันการณ์ เป็นเหตุให้พนักงานต้องทำงานล่วงเวลาบ่อยครั้ง

ดังนั้นเพื่อแก้ปัญหานี้ ทางองค์กรควรพิจารณาเครื่องไม้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ขององค์กรให้ดี ว่ามีส่วนไหนที่ควร Update หรือไม่ เพราะถ้าหากปรับในส่วนนี้ อาจช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น และไม่ต้องเสียต้นทุนการจ้างพนักงานล่วงเวลาบ่อยๆ ช่วยจัดการปัญหาส่วนนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 4.ใช้ AI ทำงานแทนคน 

ปัจจุบันงานบางส่วนสามารถใช้ AI หรือปัญญาประดิษฐ์ทำงานแทนมนุษย์ได้ ทั้งยังพบว่าส่วนนั้นช่วยจัดการเวลาการทำงานของพนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย เพราะการทำงานบางส่วนไม่จำเป็นต้องใช้คน และสามารถนำแรงงานคนไปทำอย่างอื่นเพื่อลดระยะเวลาได้ จึงช่วยลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงานได้ด้วย

ดังนั้นบริษัทควรพิจารณาเรื่องปัญญาประดิษฐ์ ที่สามารถนำมาใช้แทนแรงงานคนได้ในบางหน้าที่ ซึ่งทุกวันนี้มีโปรแกรมหลายๆ อย่างที่ทดแทนส่วนนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความแม่นยำสูง อีกทั้งยังอาจทำงานได้รวดเร็วกว่ามนุษย์เสียอีก

5.จัดสรรพนักงานให้ตรงกับปริมาณงาน 

หากต้องการลดการทำงานล่วงเวลาของพนักงาน สิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับต้นๆ ก็คือการจัดสรรพนักงานให้ตรงกับปริมาณงาน ไม่ควรให้พนักงานหนึ่งคนทำงานในปริมาณที่มากเกินไป บางองค์กรอาจคิดว่าให้พนักงานหนึ่งคนทำงานมากๆ เพื่อประหยัดต้นทุนค่าจ้างรายคน แต่การที่ต้องจ่ายโอทีเป็นประจำ ซึ่งตามกฎหมายจะต้องจ่ายมากเป็น 1.5 เท่าของรายได้ปกติ ก็อาจเป็นการสิ้นเปลืองมากกว่า แทนที่จะจ่ายโอที ลองพิจารณาใหม่แล้วจัดสรรพนักงานให้ตรงกับปริมาณงานจะดีที่สุด 

6.ลองวางตารางงานที่มีความยืดหยุ่น 

ตารางงานที่ยืดหยุ่นช่วยจัดการเวลาการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นเพื่อจัดการกับปัญหานี้ จึงควรวางตารางงานที่มีความยืดหยุ่นให้กับพนักงาน เพื่อการทำงานที่สมดุล สามารถจัดการเวลาในการทำงานได้และทำงานเสร็จภายในเวลางาน ไม่จำเป็นต้องทำงานล่วงเวลา 

7.​​กำหนดนโยบายการทำงานล่วงเวลาอย่างเป็นทางการ 

ทางบริษัทควรมีการกำหนดนโยบายการทำงานล่วงเวลาเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน ต้องมีการกำหนดหลักการการทำง่านในเวลา ถึงจำนวนงานที่ควรได้ และถ้าหากต้องการเบิกค่าทำงานล่วงเวลา หมายความว่าจะต้องเป็นการทำงานที่มากกกว่าปกติอย่างแท้จริง เพื่อลดปัญหาการทำงานล่วงเวลาพร่ำเพรื่อที่เกินความจำเป็น 

8.คัดสรรพนักงานที่มีประสิทธิภาพตั้งแต่ต้น

 เพื่อลดปัญหาการทำงานล่วงเวลาที่มากเกินความจำเป็น ควรให้ความสำคัญตั้งแต่ขั้นตอนการคัดเลือกพนักงาน ควรเลือกพนักงานที่มีศักยภาพด้านการทำงาน และการจัดการเวลาตั้งแต่ต้น มีการพูดคุยกันถึงจำนวนงานที่ทำได้ต่อวันตั้งแต่ก่อนรับเข้าทำงาน และใช้หลักเกณฑ์นั้นพิจารณาในช่วงทดลองงาน จะช่วยให้ได้พนักงานที่ความสามารถในการทำงานภายในเวลาที่กำหนด ช่วยลดอัตราการทำงานล่วงเวลาได้อย่างมีประสิทธิาภาพ

ทั้งหมดนี้ก็เป็น 8 วิธีง่ายๆ เพื่อลดเวลาทำงานล่วงเวลาของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด นำมาซึ่งการประหยัดต้นทุนบริษัทและช่วยรักษาสภาพจิตใจของพนักงานได้ เนื่องจากพบว่าพนักงานหลายรายที่ไม่ต้องการทำงานล่วงเวลา แม้จะได้ค่าจ้างเพิ่มเติมก็ตาม